Interrupção imediata de geração de documentos em papel, disponibilizando documentos eletrônicos acessíveis, que resultam em economia real de tempo.

Qual a responsabilidade da instituição pela guarda de documentos?

SeAD

Processos, softwares e hardwares que permitem eliminar a geração de documentos em papel possibilitando o arquivamento e gerenciamento da documentação, incluindo o arquivo perpétuo das instituições e a certificação digital dos mesmos, conforme a legislação brasileira relativa a certificação e guarda, atendendo a regulamentação específica do Ministério da Educação.

Quantos documentos estão se perdendo devido a ação do tempo?

..."Considerando, finalmente, que as instituições como depositárias são responsáveis pela conservação das provasdocumentais que impõe cuidados especiais para resguardo dos aspectos de natureza jurídica, acadêmica e mesmo as de sua memória;"...

"Art. 1º - O arquivamento de livros e documentos referentes às atividades dos estabelecimentos de ensino, será mantido rigorosamente em dia, para pronto manuseio, consulta e comprovação, de maneira a facilitar toda e qualquer pesquisa."...

"Art. 7º - O arquivamento da Documentação constante dos itens 2 e 3 do artigo anterior, poderá ser processado com a adoção de:
2 - Microfilmagem;
3 - Sistema computadorizado."

Portaria nº 255/90 - Ministério da Educação

Quanto tempo é gasto com solicitações de informações que poderiam estar na ponta de seus dedos?

Objetivo

• Recuperação rápida e guarda segura dos documentos acadêmicos
• Garantia de atendimento a legislação educacional com a perpetuidade dos documentos acadêmicos
• Geração economia nos processos e velocidade no atendimento
• Segurança de vários Backups
• Eliminação da geração de papel
• Objetivos específicos
• Recuperação rápida e segura dos documentos acadêmicos
• A segurança de vários Backups
• A garantia de atendimento a legislação educacional com a perpetuidade dos documentos acadêmicos
• A não geração de papel
• Geração economia nos processos e velocidade no atendimento

O Processo

Fase I

• Estudo dos arquivos físicos
• Revisão dos processos físicos em conjunto com o pessoal de informática da IES e Secretárias
• Criação de um fluxo de documentos acadêmicos e lista de documentos a serem guardados, segundo as exigências da legislação (fluxo criado a quatro mãos (CONSAE/IES)

Fase II

• Instalação e configuração dos equipamentos necessários ao processo
• Instalação de softwares de escaneamento, tratamento automatizado de documentos, guarda e busca de documentos de forma digital e certificação
• Treinamento
• Inicio da digitalização

Fase III

• Criação de uma rotinas de alimentação e manutenção do Sistema SAD - Secretaria Acadêmica Digital
• Treinamento sobre a Certificação Digital com ênfase na validade jurídica aos documentos eletrônicos
• Criação de uma política de segurança para armazenamento dos arquivos eletrônicos

Arquivo Perpétuo

• Estudo do arquivo físico perpétuo
• Política de segurança, certificação digital, certificação cartorial (guando necessário) e autorização de acesso ao arquivo
• Definição da lista de documentos a serem guardados segundo as exigências da legislação
• Estudo de viabilidade econômico-financeira visando a terceirização da digitalização e programação da mesma
• Organização para a digitalização
• Inclusão dos documentos no Sistema de Gerenciamento da instituição
• Aplicação da política de segurança - testes de consistência, backups, acessos e validade jurídica
• Destruição ou guarda do arquivo físico na IES ou em empresas especializada

Para solicitar este produto, entre em contato conosco pelo email editau@editau.com.br ou pelo telefone (31) 3491-3739